1С: Управление торговлей и таможенный склад 2.0 - это готовое типовое решение, для автоматизации томоженного склада, разработанное компанией Smart Business Solutions.

Данное решение содержит следующие функциональные возможности:

• управление продажами;

• управление закупками;

• планирование продаж и закупок;

• управление складскими запасами;

• управление акцизным складом;

• управление таможенным складом;

• управление планированием;

• управление заказами;

• управление взаимоотношениями с контрагентами;

• анализ товарооборота предприятия;

• анализ цен и управление ценовой политикой;

• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Контрагент – это общее понятие, куда включены клиенты, грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и частные лица. Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например, "Поставщики", "Покупатели" и "Реализаторы".

Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности. Информация о контрагентах располагается на нескольких закладках.

Для работы с контрагентом предусмотрены следующие поля:

• Наименование;

• Вид контрагента - юридическое или физическое лицо;

• ПВН и Регистрационный номер;

• Галочка - Покупатель или Поставщик;

• Контактные данные (адреса телефоны);

• Контактные лица контрагента;

• Страна контрагента;

• Банковские счета контрагента;

• Договора контрагента.

В случае использования системы 1С: Бухгалтерия, карточки контрагентов после обмена попадают в бухгалтерию.

Справочник Номенклатура предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, возвратной таре, услугах. Информация о позициях номенклатуры располагается на нескольких закладках. Для облегчения ввода новой карточке можно использовать помощник ввода. Для работы с номенклатурой предусмотрены следующие поля:

• Наименование (возможно хранить наименование на нескольких языках);

• Артикул;

• Код;

• Вид акцизной номенклатуры;

• Таможенный код;

• Единица измерения — основная (например, штука), дополнительная (например, литры) и ед. мест (например, коробка).

Остальные необходимые поля система заполнит сама.

Справочник Таможенные коды предназначен для хранения данных о таможенных кодах. В данном справочнике хранятся как местные таможенные коды, так и таможенные коды ТНВЭД. Каждому таможенному коду назначаются ставки расчета, которые актуальны на данный момент в Латвии. Ставки можно назначать как на каждый код, так и на группу кодов. На основании ставки система рассчитывает ввозную пошлину при приходе груза на склад и при отправке груза со склада.

Справочник Настройка акцизного налога предназначен для настройки правил расчета акцизного налога при приходе груза на склад и при расходе груза со склада.

В справочнике указываться группа таможенного кода, ставка расчета и правила расчета.

В справочнике Серия номенклатуры указываются данные о декларации, по которой груз приходит на склад или которой закрывается расходный документ. При оформлении декларации PMD, система автоматически сформирует задачу пользователю со сроком 20 дней на оформления следующей декларации (например, IMP7). После выполнения задачи (оформление IMP7), задача автоматически изменит статус на Выполнена и больше не будет выдавать пользователю напоминание.

К серии номенклатуры можно прикрепить файлы и изображения (например, сканированные документы).

В данном документе оформляется первоначальная заявка клиента:

• На отгрузку груза от клиента;

• На отгрузку груза клиенту;

• На услуги, по которым клиенту будет выставлен счет.

Заказ покупателя можно создавать в ручную или в момент оформления документа Поступление товаров и услуг (в этом случае заказ система создаст сама).

Выше описанные виды заявки можно разделить на разные заявки или объединить в одну заявку в зависимости от необходимой детализации контроля выполнения работ. В случае, если на основании Заказа покупателя оформлен документ Заказ поставщику (например, для заявки перевозчику на транспорт), в нижней части рабочего стола будет выведен список со связанными заказами. Основные параметры, которые предусмотрены в документе:

• Дата заявки;

• Дата планируемой оплаты авансового счета;

• Контрагент и договор контрагента;

• Дата предоставления услуг;

• Номер;

• Процент предоплаты — процент предоплаты в авансовом счете;

• Номер документа — номер Заказа, по которому в дальнейшем можно будет определить груз при отгрузке;

• На закладке Дополнительно указываются дополнительные параметры заказа покупателя (ответственный, подразделение, содержание услуги — в данном поле выбирается язык, на котором будет заполняться содержание услуги на закладке Услуги;

• На закладке Товары (план) указывается планируемый товар, который поступит на склад. В колонке Серия номенклатуры указывается серия с основными параметрами товара и основные показатели веса и количества груза;

• На закладке Услуги (план) указываются планируемые услуги по которым клиенту будет в будущем выставлен счет (хранение, выгрузка, загрузка, оформленные декларации итд.). Если указать ответственного, дату выполнения задачи и установить галочку Запустить задачу, система оформит задание указанному пользователю с напоминанием за день до окончания задачи;

• На закладке Услуги (факт) указываются фактические услуги по факту выполнения услуг (например, после оформления декларации, следует занести в данный раздел соответствующею услугу), указывается количество, цена (если цена была занесена заранее через модуль Ценообразование, цена будет проставлена автоматически) и ответственный за выполнение услуги. На основании данных услуг клиенту будет выставляться счет на оплату. В колонке Ответственный необходимо указать исполнителя данной услуги. На основании этих данных будет произведен расчет сдельной заработанной платы в документе Расчет заработанной платы. В колонке Транспорт следует указать транспорт, к которому будет привязана данная услуга, это позволит произвести заполнение услуг по транспорту в документе реализация товаров и услуг. Услуга на хранение также указывается на данной закладке;

• В документе есть возможность печати Авансового счета и Заказа покупателя.

Данным документом происходит оформление поступления груза на склад или оформляется входящий счет от поставщика услуги (например транспортные расходы). Документ оформляется на основании документа Заказ покупателя. При создании документа на основании Заказа, система сама заполнит все основные поля документа. В случае если на основании Поступления оформлена Корректировка серий и характеристик (например, для того чтобы оформить товар с PMD на IMP7) в нижней части рабочего стола будут указанные связанные с поступлением корректировки.

Поля, которые доступны пользователю:

• При создании документа на основании Заказа покупателя, большинство полей заполниться автоматически. Пользователю следует изменить только поля которые не соответствуют заполненным (например, контрагент, дата, склад);

• При создании документа без основания Заказа покупателя, система предложит заполнить упрощённую форму заполнения заказа в которой нужно будет указать грузоотправителя, владельца груза и пару дополнительных полей для заполнения, после чего откроется форма документа Поступление товаров и услуг;

• На закладке Товары пользователь указывает количество мест, количество основное, количество дополнительное и количество таможенное (если заданы коэффициенты в карточке тавра, все эти количества просчитаются сами, если установлена галочка Ручной расчет, пересчет не будет работать);

• На закладке Услуги указываются услуги и их сумма; За данные услуги ваша организация будет платить поставщику;

• На закладке Гарантийная сумма следует заполнить ввозную пошлину, акцизную сумму и возможный долг. При поступлении груза, гарантийная сумма увеличивается, при расходе — уменьшается. Заполнение происходит автоматически на основании ставок расчета. В случае если для таможенного когда не будут заданы ставки, система при заполнении сама откроет карточку Таможенного кода в котором пользователю нужно заполнить необходимые поля.

• На закладке Дополнительные документы указываеться вид и номер соправаждающего документа и основные показатели заявки(номер EORIи т.д.);

• На закладке Дополнительно указываются основные показатели документа (ответственный, подразделение, номер пломбы, входящий номер (номера инвойса и CMR), входящая дата);

• При необходимости документ позволяет распечатать Акт приема передачи, Накладную в свернутом виде и Возможный таможенный долг.

Документ предназначен для перемещения груза между декларациями. Данный документ можно оформить на основании Поступления товаров и услуг. 

При создании документа на основании приходного документа, система сама заполнит все основные поля документа.
Основные поля, которые предусмотрены в документе:

• При создании документа на основании приходного документа, большинство полей заполниться автоматически. Пользователю следует изменить только поля которые не соответствуют заполненным;

• В табличной части которая находиться под шапкой документа заноситься информация о товаре, указывается старая серия, количество мест которое будет перемещено (по необходимости также следует заполнить колонки с весом нетто, весом брутто итд.) и новая серия товара.

Документ Реализация товаров и услуг предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) товаров и фиксации факта выставления счета по заданным в документе услугам. Документ оформляется на основании документа Заказ покупателя. При создании документа на основании Заказа, система сама заполнит все основные поля документа. Основные поля, которые разработаны в данном документе:

• При создании документа на основании Заказа, большинство полей заполниться автоматически. Пользователю следует изменить только поля, которые не соответствуют заполненным;

• На закладке Товары пользователь указывает товар и серию,с которой груз будет уходить, количество мест, количество основное, количество дополнительное, количество таможенное, вес нетто и вес брутто (если заданы коэффициенты в карточке товара, все эти количества просчитаются сами); Вес можно поменять в ручную во всех документах ухода, кроме последнего ухода, когда списывается последний остаток товара по выбранной декларации. Для закрытия документа транзитом или любой другой процедурой, в первой строке Серия номенклатуры списания нужно указать Серию номенклатуры, на которую груз уходит. Заполнять товары можно также с помощью механизма Заполнения, который позволяет заполнять табличную часть по Заказам (по остаткам груза который поступил по данному Заказу) или Транспорту;

• На закладке Услуги, пользователь заполняет данную табличную часть на основании всех заказов покупателя, по которым есть не закрытые услуги. Документ заполняется полностью на основании тех данных, которые указаны в заявке на закладке Услуги (факт).Данную табличную часть можно заполнить также по транспорту. Если услуга является услугой повторения (например, услуга хранения), система сама рассчитает количество дней прошедших с последнего выставленного счета по текущему остатку;

• На закладке Гарантийная сумма следует заполнить ввозную пошлину, акцизную сумму и возможный долг. При поступлении груза, гарантийная сумма увеличивается, при расходе — уменьшается. Заполнение происходит автоматически на основании ставок расчета. В случае если для таможенного когда не будут заданы ставки, система при заполнении сама откроет карточку Таможенного кода в котором пользователю нужно заполнить необходимые поля;

• Документ позволяет распечатать Накладную в свернутом виде, Возможный таможенный долг, Счет на оплату, Кредитный счет, Инвойс, Акт об оказании услуг и CMR.

Документ Расчет заработанной платы предназначен для расчета сдельной заработанной платы сотрудников. Документ заполняется ежемесячно. Первоначальная информация заноситься в документе Заказ покупателя, на закладке Услуги (факт), на против каждой услуги указывается Ответственный, которому будет начислена заработанная плата. Цена за единицу берется из документа Установка цен, в котором указывается цена за выполняемые услуги.

• В табличной части документа Выполненные работы пользователь при нажатии на кнопку Заполнить увидит перечень услуг их количество, цену, сумму и ответственного;

• В табличной части Итоги будет показана общая сумма заработанной платы в разрезе ответственных.

В системе выработаны специальные отчеты для томоженных складов:

• Ведомость по товарам в таможне;

• Ведомость по товарам в таможне (без коррекций);

• Ведомость по услугам в таможне;

• Акцизный таможенный журнал.

Каждому из этих отчетов предлагаются анализ в нескольких разрезов и возможность получить аналитические данные почти любого поля которое заполняет пользователь.

Отчеты относяться к типу динамических отчетов, это значит что пользователь сам может настраивать отчет под себя и сохранять только для него нужные настройки.

Данный отчет позволяет просматривать основную информацию по грузу и его местонахождению в разрезе деклараций. Отчет формируется за указанный период на основании оформленных документов. В отчете предусмотрен вывод следующей информации:

• Ввоз на таможенный склад (декларации — IMA7, IMC7100);

• Остатки на временном хранении (декларации — PMD);

• Остаток товара по ЕС (CMR, Invoice, Прочее);

• Остатки товара по экспорту (EXA);

• Остатки расторможенного товара (декларации — IMA4, IMY);

• Оборот акцизного товара (отчет соответствует требованиям акцизного управления Латвии).

Отчет выводит информацию о гарантийных сумма за указанный период на основании документов Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг и Корректировка гарантийной суммы. Отчет показывает общую гарантийную сумму, ввозную пошлину, акцизную сумму, ПВН в разрезе следующих гарантийных сумм:

• Возможный таможенный долг;

• Возможный акцизный долг;

• Возможный транзитный долг.

Отчет показывает весь перечень деклараций за указанный период. По каждой декларации в отчете отображается количество оформленных и количество закрытых деклараций.

В системе доступны следующие акцизные отчеты:

• Оборот винных изделий (32 приложение);

• Остаток винных изделий (33 приложение);

• Ведомость по алкогольным изделиям (30 пр., реализована выгрузка в VID);

• Ведомость по табачным изделиям (17 приложение).